LA DIRECCIÓN INTEGRADA POR PROYECTOS ( PROJECT MANAGEMENT ) APOYADA POR LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMATICA Y LAS COMUNICACIONES EN EL MARCO DEL PERFECCIONAMIENTO EMPRESARIAL.
El desarrollo acelerado de la Ciencia y la Técnica, la política de organización por proyectos y el perfeccionamiento empresarial, crean la condiciones necesarias para la aplicación de la Dirección Integrada de Proyectos (DIP) con el apoyo de las Nuevas Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones (NTIC) con el propósito de obtener los objetivos, acortando los plazos de tiempo, en el marco del presupuesto y con la calidad requerida en los proyectos de inversiones.
El desarrollo acelerado de la Ciencia y la Técnica, la política de organización por proyectos y el perfeccionamiento empresarial, crean la condiciones necesarias para la aplicación de la Dirección Integrada de Proyectos (DIP) con el apoyo de las Nuevas Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones (NTIC) con el propósito de obtener los objetivos, acortando los plazos de tiempo, en el marco del presupuesto y con la calidad requerida en los proyectos de inversiones.
Para lograr este propósito se hace necesario integrar en el proyecto la dirección estratégica, la dirección de la calidad, los sistemas de costos avanzados, la contabilidad y la logística, apoyados por las NTIC.
El trabajo permite con el uso de las NTIC y con un enfoque sistémico, establecer un sistema de Dirección de Proyectos que permite su desarrollo desde su etapa de Planificación y Programación hasta el Control de la Ejecución haciendo uso de técnicas de pronósticos vinculando el Project y el Excel.
El trabajo desarrollado consiste en la elaboración de una metodología para la organización y dirección de proyectos con el uso de sistemas informáticos profesionales actualizados que permiten su aplicación en los sectores de la economía nacional.
En la metodología propuesta se analiza la secuencia de ejecución para el diseño de proyectos de organización y dirección, tomando como base el método de redes y apoyado por los sistemas informáticos profesionales mas actualizados como el Project 2 000 y los complementos del Office 2000. Se desarrolla la aplicación de los algoritmos de optimización, evaluación de variantes y análisis de costo y tiempo. En el proceso del control de ejecución, se desarrolla la evaluación del proyecto o conjunto de proyectos, con técnicas de diagnóstico y pronóstico que brindan los elementos necesarios para la toma de decisiones en el marco de la DIP haciendo uso de las redes informáticas y el correo electrónico.
Para la definición del sistema informático a utilizar se partió del estudio de los sistemas que en el ámbito internacional se utilizan en este campo como son el Primavera, Champion, Superproject y el Project de Microsoft. La determinación de la propuesta del uso del Project de Microsoft como sistema profesional para adecuarlos a la metodología descrita se basó en dos aspectos fundamentales: El primero en las posibilidades que brinda por su vinculación con el Word, Access y Excel así como con el uso del correo electrónico por medio directo del Outlook que potencian el sistema y en el segundo por la formación de los especialistas en los cursos de postgrado, maestrías y diplomados que tienen como contenido una formación básica inicial vinculada al conocimiento del Office de Microsoft en todos estos cursos.
Este sistema permite la elaboración de proyectos, desde los muy simples hasta los más complejos con participación multidisciplinaria. El sistema dispone de una ayuda que facilita su utilización.
Un proyecto bien planificado, con estudio de alternativas, evaluaciones, con una buena programación, definiciones de calidad y presupuesto, facilita la tarea de dirección en la etapa de ejecución.
Durante el proceso de planificación se desarrolló la programación estructurada del proyecto y sobre esta base se confeccionó el mapa informático con el objetivo de facilitar la gestión del conocimiento del proyecto, concepto muy importante para desarrollar un buen control de ejecución.
Para desarrollar un proceso eficiente es necesario disponer de una programación estructurada con puntos de corte, un sistema de información actualizado capaz de garantizar un análisis de la información, donde se selecciona la misma, de acuerdo con el nivel de la estructura correspondiente, con el objetivo de desarrollar un sistema de control eficiente en el que se realiza una evaluación del proyecto en el corte I, se elabora un pronóstico con metas factibles de alcanzar en el próximo corte y se toman las decisiones oportunas, sobre la base de la caracterización del comportamiento del proyecto.
Para lograr el éxito de la ejecución es necesario desarrollar un trabajo de dirección en equipo donde el papel del gerente como líder es decisivo.
En la programación, se realizan los cortes I de acuerdo con la estrategia seguida, la información se organiza en almacenes de datos, tablas gráficos y evaluaciones entre otros, se analiza la información y se agrupa en función de los intereses de las partes interesadas con vista a que puedan realizar el control de ejecución de proyectos, se valoran los resultados de la evaluación de los criterios de medida, los controles anteriores, el control con análisis de variantes para el ajuste asociados al costo, la logística, el tiempo y la calidad para finalmente tomar las decisiones, realizar pronósticos y proceder al ajuste y actualización del sistema.
El esquema representa a grandes rasgos los pasos más importantes en el control de ejecución.
En el proceso de ejecución el concepto de mapa informático facilita la interpretación grafica de los controles por cortes que se ejecutan en el sistema.
Definida la fecha de corte I, la línea de progreso y el seguimiento se dispone de la información que corresponde al avance físico real del proyecto y los costos para esta fecha.
En el corte anterior I – 1 se detectaron las tareas con dificultades y se fijaron las metas a lograr para este corte con las acciones necesarias tanto por parte del director del proyecto como por la gerencia de la empresa.
Este análisis es válido también para precisar el control entre el director del proyecto y los jefes de tareas resumen.
En el proceso de planificación de los proyectos de una empresa haciendo uso de la programación estructurada, los hitos y los subproyectos en los casos que así se requiera, esta programación pasa a formar parte de una base de datos, haciendo uso del correo electrónico en unos casos y en otros puede ser usado el disquete como medio de actualización. Los almacenes de datos también pueden brindar una buena solución.
El lazo de control de ejecución se repite tantas veces como hitos tenga la programación estructurada.
El sistema estará depositado en un servidor donde cada director de proyecto podrá inicialmente depositar su documentación y posteriormente la actualizará desde el lugar de origen a través del correo electrónico, de acuerdo con los cortes programados para informar del cumplimiento de los objetivos asociados a los criterios de medida. La información es recibida por el administrador del servidor y depositada en el mismo para facilitar a usuarios o partes interesadas su uso.
Tendrán acceso a la información los participantes del proyecto independientemente del lugar donde se encuentren desarrollando su trabajo. La continuidad del desarrollo del proyecto se garantiza independientemente de que los interesados estén en diferentes lugares, zonas o países siempre que las tareas precedentes que terminan, depositen en el sistema la información de los resultados necesarios para dar continuidad en el resto de las tareas.
La gerencia podrá entrar en el sistema e informarse de la situación que presentan los proyectos y tareas en ejecución para evaluar el cumplimiento de los objetivos a través del cumplimiento de los criterios de medida y analizar las posibles soluciones a los problemas presentados, tomando como base la información del sistema y haciendo uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.
La dirección evaluará la propuesta y una vez aprobada se pasará a la siguiente etapa. Para la etapa de cierre se procederá de igual forma.
En la etapa de diseño se evalúa, la programación en tiempo, con análisis de ruta crítica donde sea imprescindible y los costos por tareas o etapas con su flujo de caja. Para proyectos complejos, se insertan los problemas de calidad y logística en las etapas de diseño y control de ejecución.
La etapa final de cierre del proyecto no será iniciada hasta tanto la dirección haya evaluado y aprobado los resultados finales obtenidos y su correspondencia con los objetivos del mismo y la satisfacción del cliente.
En las etapas de desarrollo del proyecto, la ejecución constituye una de las más importantes por su complejidad y por la importancia en la toma de las decisiones necesarias para lograr los objetivos del mismo en el menor plazo de tiempo posible, en el marco del presupuesto y con la calidad requerida.
Un proyecto bien planificado, con estudio de alternativas, evaluaciones, con una buena programación, definiciones de calidad y presupuesto, facilita la tarea de dirección en la etapa de ejecución.
Durante el proceso de planificación se desarrolló la programación estructurada del proyecto y sobre esta base se confeccionó el mapa informático con el objetivo de facilitar la gestión del conocimiento del proyecto, concepto muy importante para desarrollar un buen control de ejecución.
Para desarrollar un proceso eficiente es necesario disponer de una programación estructurada con puntos de corte, un sistema de información actualizado capaz de garantizar un análisis de la información, donde se selecciona la misma, de acuerdo con el nivel de la estructura correspondiente, con el objetivo de desarrollar un sistema de control eficiente en el que se realiza una evaluación del proyecto en el corte I, se elabora un pronóstico con metas factibles de alcanzar en el próximo corte y se toman las decisiones oportunas, sobre la base de la caracterización del comportamiento del proyecto.
Para lograr el éxito de la ejecución es necesario desarrollar un trabajo de dirección en equipo donde el papel del gerente como líder es decisivo.
En la programación, se realizan los cortes I de acuerdo con la estrategia seguida, la información se organiza en almacenes de datos, tablas gráficos y evaluaciones entre otros, se analiza la información y se agrupa en función de los intereses de las partes interesadas con vista a que puedan realizar el control de ejecución de proyectos, se valoran los resultados de la evaluación de los criterios de medida, los controles anteriores, el control con análisis de variantes para el ajuste asociados al costo, la logística, el tiempo y la calidad para finalmente tomar las decisiones, realizar pronósticos y proceder al ajuste y actualización del sistema.
El esquema representa a grandes rasgos los pasos más importantes en el control de ejecución.
En el proceso de ejecución el concepto de mapa informático facilita la interpretación grafica de los controles por cortes que se ejecutan en el sistema.
Definida la fecha de corte I, la línea de progreso y el seguimiento se dispone de la información que corresponde al avance físico real del proyecto y los costos para esta fecha.
En el corte anterior I – 1 se detectaron las tareas con dificultades y se fijaron las metas a lograr para este corte con las acciones necesarias tanto por parte del director del proyecto como por la gerencia de la empresa.
Este análisis es válido también para precisar el control entre el director del proyecto y los jefes de tareas resumen.
En la etapa de diseño se evalúa, la programación en tiempo, con análisis de ruta crítica donde sea imprescindible y los costos por tareas o etapas con su flujo de caja. Para proyectos complejos, se insertan los problemas de calidad y logística en las etapas de diseño y control de ejecución.
La etapa final de cierre del proyecto no será iniciada hasta tanto la dirección haya evaluado y aprobado los resultados finales obtenidos y su correspondencia con los objetivos del mismo y la satisfacción del cliente.
En las etapas de desarrollo del proyecto, la ejecución constituye una de las más importantes por su complejidad y por la importancia en la toma de las decisiones necesarias para lograr los objetivos del mismo en el menor plazo de tiempo posible, en el marco del presupuesto y con la calidad requerida.
Un proyecto bien planificado, con estudio de alternativas, evaluaciones, con una buena programación, definiciones de calidad y presupuesto, facilita la tarea de dirección en la etapa de ejecución.
Durante el proceso de planificación se desarrolló la programación estructurada del proyecto y sobre esta base se confeccionó el mapa informático con el objetivo de facilitar la gestión del conocimiento del proyecto, concepto muy importante para desarrollar un buen control de ejecución.
Para desarrollar un proceso eficiente es necesario disponer de una programación estructurada con puntos de corte, un sistema de información actualizado capaz de garantizar un análisis de la información, donde se selecciona la misma, de acuerdo con el nivel de la estructura correspondiente, con el objetivo de desarrollar un sistema de control eficiente en el que se realiza una evaluación del proyecto en el corte I, se elabora un pronóstico con metas factibles de alcanzar en el próximo corte y se toman las decisiones oportunas, sobre la base de la caracterización del comportamiento del proyecto.
Para lograr el éxito de la ejecución es necesario desarrollar un trabajo de dirección en equipo donde el papel del gerente como líder es decisivo.
En la programación, se realizan los cortes I de acuerdo con la estrategia seguida, la información se organiza en almacenes de datos, tablas gráficos y evaluaciones entre otros, se analiza la información y se agrupa en función de los intereses de las partes interesadas con vista a que puedan realizar el control de ejecución de proyectos, se valoran los resultados de la evaluación de los criterios de medida, los controles anteriores, el control con análisis de variantes para el ajuste asociados al costo, la logística, el tiempo y la calidad para finalmente tomar las decisiones, realizar pronósticos y proceder al ajuste y actualización del sistema.
El esquema representa a grandes rasgos los pasos más importantes en el control de ejecución.
En el proceso de ejecución el concepto de mapa informático facilita la interpretación grafica de los controles por cortes que se ejecutan en el sistema.
Definida la fecha de corte I, la línea de progreso y el seguimiento se dispone de la información que corresponde al avance físico real del proyecto y los costos para esta fecha.
En el corte anterior I – 1 se detectaron las tareas con dificultades y se fijaron las metas a lograr para este corte con las acciones necesarias tanto por parte del director del proyecto como por la gerencia de la empresa.
Este análisis es válido también para precisar el control entre el director del proyecto y los jefes de tareas resumen.
Con la información y análisis del presente corte I y el anterior I – 1 es posible organizar la información para realizar el control del proyecto.
El uso de los servidores y las páginas Web son medios que facilitan la información y las comunicaciones entre los cortes programados para el control de ejecución de proyectos.
Estos cortes estarán espaciados adecuadamente según los puntos críticos de control que tiene el proyecto, pero en el intervalo se presentan dificultades que deben ser atendidas oportunamente bajo las proyecciones de trabajo dadas en el corte anterior. El trabajo dinámico del equipo entre los cortes programados, garantiza una adecuada dirección dentro de los criterios definidos en los mismos. Es necesario balancear el uso de los estratégicos en los cortes, lo táctico en los cortes y lo operativo.
La caracterización de los problemas con el análisis de la información requerida permite hacer un diagnóstico con el objetivo de realizar un control de ejecución del proyecto y evaluar el desempeño en los distintos niveles de la estructura.
Uso de las redes informáticas en el trabajo en equipo.
En el proceso de integración del proyecto se define su estructura, grupo de trabajo inicial, los métodos de comunicación, sistemas de control y medios de trabajo. En el proceso de trabajo en la medida en que el director perfecciona sus relaciones, el grupo pasa a trabajar como un equipo integrado en el que las caracterizaciones de los problemas, el diagnostico, las evaluaciones y propuestas de decisiones se implementan de forma eficaz.
El equipo de trabajo evalúa opciones acerca del método de mensajería que es posible utilizar para comunicarse con sus integrantes de acuerdo con los medios disponibles. Las opciones pueden ser:
o Informes orales.
o Informes escritos.
o Disquetes.
o Uso de redes electrónicas.
o Correo electrónico
o Servidores.
o Correo electrónico y Web.
te felicito, me gusto la forma en q presentaste el tema , muy completo e interesante q la tecnologia nos pueda ayudar en los proyectos de nuestra empresa
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